Chaos w firmowej dokumentacji sprzedażowej? Opanujesz to w 3 krokach

Nieuporządkowane faktury, duplikaty plików i różne wersje dokumentów powodują błędy w rozliczeniach i straty czasu. Jeśli nie masz jednego systemu pracy z dokumentacją sprzedażową, rośnie ryzyko pomyłek, opóźnień i problemów podczas kontroli lub audytu.

Zacznij od wdrożenia trzech konkretnych działań, które stosuje się w praktyce w firmach obsługujących coraz większą liczbę dokumentów:

Uporządkuj proces wystawiania i rejestrowania faktur w KSeF – korzystaj z jednego narzędzia integrującego sprzedaż z systemem księgowym i pilnuj, aby każda faktura była oznaczona numerem KSeF oraz przypisana do kontrahenta i transakcji.
Zarządzaj dokumentami towarzyszącymi poza systemem fakturowym – przechowuj umowy, zamówienia i potwierdzenia w spójnym repozytorium powiązanym z numerem faktury ustrukturyzowanej, aby szybko odtworzyć kontekst sprzedaży.
Wprowadź cykliczną kontrolę danych i statusów dokumentów – regularnie sprawdzaj poprawność wysyłki, odbioru i akceptacji dokumentów w systemie oraz eliminuj błędy integracyjne, zanim wpłyną na rozliczenia.

Po uporządkowaniu podstawowych spraw i procesów związanych z wystawianiem faktur i zarządzaniem bieżącą dokumentacją możesz skrupulatniej prowadzić działalność oraz skupić się na rozwoju biznesu, a nie zmartwieniach związanych z ewentualnymi błędami na fakturach.

Dlaczego wdrożenie programu do wystawiania faktur to dobre rozwiązanie dla mikro i małych przedsiębiorstw?

Funkcjonalny program do wystawiania faktur to narzędzie, które obecnie jest niezbędne zarówno w mikro, małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstwach. Jeśli masz niewielką, ale rozwijającą się działalność gospodarczą, możesz wziąć pod uwagę możliwość użycie nowoczesnego programu do wystawiania faktur.

To dobry pomysł, bo w ten sposób:

skracasz czas potrzebny na realizowanie procesów związanych z przygotowywaniem faktur i dokumentów handlowych;
ograniczasz potencjalne błędy popełniane podczas wystawiania faktur;
zawsze masz bieżący podgląd w rozliczenia firmowe;
upraszczasz proces archiwizacji dokumentu, bo wszystkie wystawione faktury będą automatycznie gromadzone w cyfrowej bazie KSeF.

Warto dodać, że w programie do wystawiania faktur przygotujesz nie tylko standardowe faktury VAT, ale także ryczałtowe, proformy, zaliczkowe, korekty i noty korygujące. W ramach jednego oprogramowania zaczniesz zarządzać swoją firmą – łatwiej, szybciej i bez stresu.

Jakie funkcje SzybkiejFaktury.pl mogą przydać się w Twoim przedsiębiorstwie?

Program do wystawiania faktur ma dziś wspierać zgodność z KSeF i automatyzować codzienną pracę przedsiębiorców. W praktyce liczy się szybkie wystawienie dokumentu, poprawne przekazanie go do systemu oraz bieżąca kontrola płatności. Narzędzia tego typu skracają operacje administracyjne i ograniczają ręczne przepisywanie danych, a z perspektywy codziennej pracy takie rozwiązania jak SzybkaFaktura.pl dają dostęp do takich funkcji jak:

wystawianie faktur VAT i ryczałtowych oraz przekazywanie ich bezpośrednio do KSeF z poziomu programu;
automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta po NIP dzięki integracji z bazą GUS;
cykliczne fakturowanie i masowe generowanie dokumentów przy stałych usługach lub abonamentach;
OCR do odczytu danych ze zdjęć faktur kosztowych i wprowadzania ich do obiegu dokumentów;
monitorowanie statusów płatności oraz automatyczne przypomnienia i wezwania do zapłaty;
generowanie raportów sprzedaży i eksport danych do plików lub integracji przez API.

Te funkcje są potrzebne, chociażby ze względu na fakt ogólnopolskiej cyfryzacji usług. Przejście na elektroniczne wersje dokumentów, ustrukturyzowane faktury KSeF, a także podpisy elektroniczne, np. dla umów powoduje, że nawet mali przedsiębiorcy muszą dopasować się do rynkowych wymogów.

Czym mogą skutkować błędy w rozliczeniach księgowych małej firmy?

Konsekwencje mogą obejmować konieczność składania korekt deklaracji i ewidencji. To zawsze dodatkowa praca i ryzyko naliczenia odsetek od zaległości podatkowych przez urząd skarbowy.

W przypadku kontroli możesz zostać wezwany do przedstawienia dokumentów, wyjaśnień lub uzupełnienia braków, co angażuje czas i zasoby firmy. Nieprawidłowe dane w fakturach lub raportach mogą zaburzyć obraz finansów przedsiębiorstwa i utrudnić planowanie płynności. W skrajnych sytuacjach błędy mogą prowadzić do sankcji administracyjnych lub sporów z kontrahentami, gdy rozbieżności dotyczą rozliczeń lub terminów płatności.

Jak wdrożyć program do wystawiania faktur w swoim przedsiębiorstwie?

To wcale nie takie trudne, bo wystarczy skontaktować się z dostawcą programu do wystawiania faktur. W przypadku pierwszego użycia możesz skorzystać z opcji nawet do 45 dni za darmo w ramach testu. Dopiero po upływie tego okresu wykupisz subskrypcję i zaczniesz wykorzystywać pełen potencjał oprogramowania w swojej małej firmie.

Do wdrożenia potrzebujesz tylko komputer, przeglądarkę internetową albo telefon, który obsługuje aplikację mobilną. Co ciekawe, przez SzybkąFakturę.pl możesz wystawić fakturę VAT zaledwie w 21 sekund – potrzebujesz tylko numer NIP, a system automatycznie pobierze wszystkie potrzebne informacje.