Jak wybrać dobre wirtualne biuro?

Jak wybrać dobre wirtualne biuro?

Wirtualne biura powinny znajdować się przede wszystkim w ścisłym centrum miasta a najlepiej w ścisłym centrum stolicy, czyli w Warszawie.

Wirtualne biura stanowią bowiem siedzibę firmy, spółki, fundacji lub stowarzyszenia a bardzo często jest to centrala firmy, więc świetnie sprawdza się tu warszawski adres.

Wirtualne biura – czym są?

Wirtualne biura to usługa prowadzenia siedziby firmy na zlecenie małego przedsiębiorcy. Wbrew pozorom nie jest to usługa prosta, gdyż mały przedsiębiorca musi najpierw zarejestrować siedzibę swojej firmy, spółki czy działalności gospodarczej na adresie wirtualnego biura, stąd często wirtualne biuro określa się jako wirtualny adres lub wirtualny sekretariat. Są to jednak pojęcia nie do końca zgodne z rzeczywistością, gdyż obecnie wirtualne biura to lokale w pełni realne, posiadające personel, stałe godziny otwarcia a nawet sale konferencyjne pod swoim adresem.

Klientem wirtualnych biur są także fundacje i stowarzyszenia, ale prym wiodą spółki a w szczególności spółki z o.o. Podmioty wpisane do KRS muszą raz do roku odbyć pod adresem wirtualnego biura zgromadzenie wspólników, więc sale konferencyjne czy salki do spotkań to nieodzowny element wyposażenia biur wirtualnych.

Wirtualne biuro – jak wybrać właściwe?

Wirtualne biuro to kolejny rodzaj najmu. Spółka czy działalność małego przedsiębiorcy jest po prostu podnajemcą lokalu, w którym znajduje się wirtualne biuro, jego pracownicy czy wspomniane wcześniej sale do spotkań. Dzięki zawarciu umowy podnajmu, mały przedsiębiorca ma prawo do rejestracji swojej firmy w CEiDG lub KRS pod adresem biura wirtualnego.

Warto więc poznać stan prawny lokalu, w którym znajduje się interesujące nas biuro wirtualne – czy jest to lokal wynajmowany, czy to tzw. pełna własność, użytkowanie wieczyste, itp.

Nie ma co ukrywać, iż najlepsza sytuacja ma miejsce wtedy, gdy właściciel lokalu bezpośrednio prowadzi wirtualne biuro, gdyż chodzi o to, by adres siedziby małego przedsiębiorcy mógł być taki sam przez lata. Bardzo często zakładając firmę nie zdajemy sobie sprawy, że za lat 10 czy 20 nadal będziemy utrzymywali się z prowadzenia tej samej działalności, pomimo że jest to bardzo logiczne, gdyż nabywając doświadczenie w danej branży zaczynamy mieć bardzo dużą przewagę konkurencyjną nad wszystkimi przedsiębiorcami dopiero rozpoczynającymi biznes w tej branży.

Kiedy rozpocząć korzystanie z wirtualnego biura?

Aby rozpocząć korzystanie z biura wirtualnego przedsiębiorca musi zdać sobie sprawę z faktu, że nie jest mu potrzebne realne małe biuro z dwiema sekretarkami. Najczęściej bywa tak w pierwszej fazie po założeniu firmy, gdyż firma po prostu nie ma kapitału lub w fazie ostatniej, kiedy to firma przestaje aktywnie działać na rynku i staje się firmą martwą. Do tego dochodzą także przeróżne branże, w których biuro nie jest potrzebne np. tłumacz, korepetytor, programista, instalator pieców CO, itd. Widać, że są to tak zwani wolni strzelcy, czyli całą firmę stanowi człowiek.

Zdarzają się także większe organizacje, gdzie biuro nie jest potrzebne. Świetnym przykładem jest sklep internetowy, który chce wydawać towar jedynie drogą paczek kurierskich czy paczek do paczkomatów i nie chciałby mieć klientów bezpośrednio przyjeżdżających po odbiór towaru. Wtedy wirtualne biuro stanowi świetny adres rejestracyjny, adres do szeregu regulaminów sklepu, natomiast paczki są pakowane w magazynie położonym w małej miejscowości.

Oprócz tych przykładów istnieje szereg innych, w których wirtualne biuro jest w stanie wyręczyć przedsiębiorcę w żmudnym odbiorze korespondencji od listonosza, zeskanować mu odebrane listy i przesłać na email przedsiębiorcy, dzięki czemu nie przegapi żadnej poczty i nie straci czasu.